Observar una semana real

Anota tareas que se repiten, información que se copia entre herramientas y consultas que reciben siempre una respuesta parecida. Fíjate en cómo trabajas ahora y en los pasos que te llevan tiempo.

  • Copiar datos de formularios
  • Clasificar correos o documentos
  • Preparar resúmenes periódicos
  • Renombrar y archivar archivos
Para elegir una tarea automatizable se revisan su frecuencia, el tiempo que consume, la estabilidad de sus reglas y las consecuencias de un error.

Puntuar cada oportunidad

Para elegir por dónde empezar, apunta cuántas veces haces cada tarea, cuánto tardas, si sus pasos cambian y qué pasaría si hubiera un error. Las tareas frecuentes y reversibles suelen ser mejores candidatas que las decisiones excepcionales y sensibles.

  • Alta frecuencia
  • Reglas relativamente estables
  • Datos disponibles y autorizados
  • Resultado fácil de revisar

Diseñar la supervisión

Decide qué pasos puede resolver la herramienta, cuáles necesitan tu aprobación y cuándo debe detenerse porque faltan datos. Guarda un registro que te permita comprobar qué ha ocurrido.

  • Responsable del proceso
  • Punto de revisión humana
  • Avisos ante excepciones
  • Registro y opción de deshacer
El proceso recibe datos, comprueba el resultado y continúa si es correcto. Si falta información, avisa y pasa a revisión.

Probar una tarea y medir el resultado

Prueba con un volumen limitado y compara el nuevo flujo con el anterior. Mide tiempo, incidencias y claridad para el equipo. Si funciona, documenta antes de ampliar.

  • Prueba con trabajo real
  • Criterio de éxito acordado
  • Revisión de privacidad y permisos
  • Manual breve para el equipo